Administración de Documentos
Detalles Categoría: Administración
La Ley Núm.5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada denominada como la “Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico” dice “. . . establecer un programa sistemático de conservación de documentos, que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecen preservarse por mucho más tiempo, y la eliminación de aquellos documentos que no solamente carecen de valor permanente, sino que además han perdido ya toda su utilidad administrativa.”
La Oficina de Administración de Documentos está localizada en el edificio 253, junto a la Oficina de Compras y responde directamente al Decano de Asuntos Administrativos. Se trabaja en colaboración con las oficinas y/o departamentos de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla; con las demás Unidades de la UPR y las agencias del gobierno pertinentes.
Visión:
Mantener un área de Archivos Inactivo Central, donde se puedan encontrar los documentos que han culminado su utilidad y están en listos para su disposición, según los reglamentos aplicables, a la vez que concienciamos a la Comunidad Universitaria sobre la importancia del manejo y disposición de documentos gubernamentales.
Misión:
La Oficina de Administración de Documentos coordina y colabora activamente en los procesos de custodia y disposición de documentos que son auditados por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, utilizando como base las leyes, guías, políticas y regulaciones, tanto internas como externas. Nuestro objetivo principal es facilitar el mejor uso de los espacios físicos, evitando la duplicidad y acumulación excesiva de documentos, siempre teniendo en cuenta el periodo de retención de los documentos.
Funciones
- Preparar listas de disposición de documentos que han cumplido su término de uso y someterlas para la aprobación del Instituto de Cultura de Puerto Rico.
- Crear y someter lista del inventario de los documentos generados de la UPR-Aguadilla al Instituto de Cultura de Puerto Rico.
- Custodiar, organizar y obtener certificaciones de la Junta de Síndicos, Junta Universitaria, Consejo de Educación Superior, Junta de Administrativa, Senado Académico entre otras.
- Custodiar, organizar y retener los planos estructurales de la UPR-Aguadilla.
Servicios
- Facilitar el acceso o copia de los planos y/o mensuras de la UPR en Aguadilla
- Conservar y suministrar copia de certificaciones del Consejo de Educación Superior, Senado Académico, Finanzas y Administración, Junta de Sindico, Junta Administrativa y Junta Universitaria.
- Ofrecer orientaciones sobre inventarios de documentos, formularios, procedimiento para guardar documentos, el Reglamento para la Administración, Conservación y Eliminación de Documentos de la Universidad de Puerto Rico
Reglamentos
- Ley Núm. 5 (pr.gov) Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico (8 de diciembre de 1955, según enmendada)
- Reglamento Núm. 4284 (pr.gov) Reglamento para la Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva (19 de julio de 1990, según enmendado)
- Certificación 102 (upr.edu) Reglamento para La Administración, Conservación y Disposición de Documentos de La Universidad de Puerto Rico
- Carta Manejo de Información Personal – Código Penal de Puerto Rico de 2012, 33 LP.R.A. §5001,et seq Ley Número 146 del 30 de julio de 2012, según enmendada.
- Memorando General Núm. 2023-001 del 11 de abril de 2023
- Reglamento Núm. 23: Para la Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Examen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales | Departamento de Hacienda de Puerto Rico
Contacto
Dirección postal
Universidad de Puerto Rico en Aguadilla
Oficina de Administración de Documentos
PO Box 6150
Aguadilla, PR 00604-6150
Dirección física
Calle Belt, Edificio 253
Aguadilla, PR 00604-6150
Teléfono y fax
Cuadro: (787) 890-2681
Extensión 3360
Fax (787) 890-1755
Personal de la Oficina
Sra. Migdalia Sotomayor
Administradora de Documentos I
Correo electrónico: migdalia.sotomayor1@upr.edu