Administración de Documentos

Detalles Categoría: Administración

La Ley Núm.5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada denominada como la “Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico” dice “. . . establecer un programa sistemático de conservación de documentos, que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecen preservarse por mucho más tiempo, y la eliminación de aquellos documentos que no solamente carecen de valor permanente, sino que además han perdido ya toda su utilidad administrativa.”

La Oficina de Administración de Documentos está localizada en el edificio 253, junto a la Oficina de Compras y responde directamente al Decano de Asuntos Administrativos.  Se trabaja en colaboración con las oficinas y/o departamentos de la Universidad de Puerto Rico en Aguadilla; con las demás Unidades de la UPR y las agencias del gobierno pertinentes.

Visión:

Mantener un área de Archivos Inactivo Central, donde se puedan encontrar los documentos que han culminado su utilidad y están en listos para su disposición, según los reglamentos aplicables, a la vez que concienciamos a la Comunidad Universitaria sobre la importancia del manejo y disposición de documentos gubernamentales.

Misión:

La Oficina de Administración de Documentos coordina y colabora activamente en los procesos de custodia y disposición de documentos que son auditados por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, utilizando como base las leyes, guías, políticas y regulaciones, tanto internas como externas.  Nuestro objetivo principal es facilitar el mejor uso de los espacios físicos, evitando la duplicidad y acumulación excesiva de documentos, siempre teniendo en cuenta el periodo de retención de los documentos.

Funciones

  • Preparar listas de disposición de documentos que han cumplido su término de uso y someterlas para la aprobación del Instituto de Cultura de Puerto Rico.
  • Crear y someter lista del inventario de los documentos generados de la UPR-Aguadilla al Instituto de Cultura de Puerto Rico.
  • Custodiar, organizar y obtener certificaciones de la Junta de Síndicos, Junta Universitaria, Consejo de Educación Superior, Junta de Administrativa, Senado Académico entre otras.
  • Custodiar, organizar y retener los planos estructurales de la UPR-Aguadilla.

Servicios

Reglamentos

Formularios

Dirección postal

Universidad de Puerto Rico en Aguadilla
Oficina de Administración de Documentos
PO Box 6150
Aguadilla, PR 00604-6150

Dirección física

Calle Belt, Edificio 253
Aguadilla, PR 00604-6150

Teléfono y fax

Cuadro: (787) 890-2681, Extensión 3360
Fax (787) 890-1755

Personal de la Oficina

Sra. Migdalia Sotomayor
Administradora de Documentos I
Correo electrónico: migdalia.sotomayor1@upr.edu

Comunidad Universitaria